Con dấu dịch sang tiếng Nhật là 印鑑（INKAN）, 判子（Hanko）.
Con dấu là một văn hóa Nhật Bản.
Người Nhật có tập quán dùng con dấu ấn trên giấy tờ thay cho chữ ký khi làm thủ tục ở cơ quan, ngân hàng, công ty, v.v…
Mặc dù hiện nay có xu hướng không sử dụng con dấu để làm thủ tục hành chính, hợp đồng bình thường, nhưng người đang sống ở Nhật vẫn đùng con dấu trong cuộc sống.
Con dấu có 2 loại ; con dấu cá nhân và con dấu pháp nhân.
Con dấu cá nhân là con dấu người dân sử dụng, con dấu pháp nhân là con dấu pháp nhân như công ty sử dụng và cách đăng ký con dấu thì khác nhau một chút.
Hơn nữa, con dấu ” INKAN ”, có khi được gọi là 実印（JITUIN）, 銀行印（GINKOUIN）, 認印（MITOMEIN）.
Dưới đây tôi giải thích về con dấu cá nhân tại Nhật.
JITUIN 実印
” JITUIN ” ” 実印（じついん） ” là con dấu cá nhân mà đã được Ủy ban Nhân dân thành phố, thị trấn, … đăng ký.
Nơi đăng ký con dấu là các cơ quan hành chính được gọi bằng tiếng Nhật là 市役所（しやくしょ）, 区役所（くやくしょ）, 町役場（まちやくば）, 村役場（むらやくば）.
Ở đây, tôi dịch ” JITUIN ” là ” Con dấu được ủy ban đăng ký ”.
Khi được đăng ký, các ủy ban cấp ” Thẻ đăng ký con dấu ” được gọi là ” 印鑑登録証（いんかんとうろくしょう） ” dịch sang tiếng Việt chính xác là ” bằng đăng ký con dấu ” cho người xin đăng ký.
Người xin đăng ký con dấu đó vừa là người sở hữu con dấu vừa là người sở hữu thẻ đăng ký con dấu.
Nguyên tắc là người xin đăng ký phải tự đi đến ủy ban để làm thủ tục đăng ký con dấu.
Trong trường hợp người muốn xin đó không thể đến được, người đó ủy nhiêm cho người đại lý làm thủ tục đăng ký con dấu được. Lúc đó người xin đăng ký đó phải làm giấy ủy nhiệm cho người đại lý đó.
Như vậy, con dấu do ủy ban đăng ký được sử dụng khi ký tên trên giấy tờ quan trọng như giấy hợp đồng nợ tiền, giấy hợp đồng mua bán bất động sản với mục đích làm chứng cứ người ký tên ấn dấu đúng là đúng là người ký hợp đồng chứ không phải là người khác ký hợp đồng.
Nhân tiện, ” ký tên ” dịch sang tiếng Nhật là ” 署名（しょめい）する ”, ” ghi tên ” dịch sang là ” 記名（きめい）する ”.
Có nhiều trường hợp sử dụng con dấu được ủy ban đăng ký đồng thời nộp ” Giấy chứng nhận đăng ký con dấu ” ” 印鑑登録証明書（いんかんとうろくしょうめいしょ）”.
” Giấy chứng nhận đăng ký con dấu ” có ghi họ và tên, nơi ở, v.v… của người sở hữu con dấu và có hình dấu của con dấu được đăng ký.
Giấy chứng nhận này được ủy ban cấp bằng cách cho nhân viên ủy ban xem thẻ đăng ký con dấu.
Ngoài ra, cũng lấy được giấy chứng nhận này bằng ” Thẻ số cá nhân ” ” My number card ” tại cửa hàng tiện lợi Combini.
Ở đây, các bạn phải để ý cách bảo quản con dấu và thẻ đăng ký con dấu vì người nào cho nhân viên ủy ban xem thẻ đăng ký con dấu đó cũng nhận được giấy chứng nhận đăng ký con dấu được tại các ủy ban nhân dân.
Mặc dù sử dụng thẻ số cá nhân để lấy các giấy tờ hành chính ở cửa hàng tiện lợi, v.v… lúc đó cần nhập mã số vào máy in, nhưng thẻ đăng ký con dấu đó không có khả năng nào để xác nhận người xin giấy chứng nhận đó có phải là người đại lý thật hay không.
Các bạn nên bảo quản mỗi thứ một chỗ chứ không để lại cùng một chỗ.
GINKOUIN 銀行印
” GINKOUIN ” là ” Con dấu được ngân hàng đăng ký ”.
Nói chung, khi mở tài khoản mới ở ngân hàng, đăng ký con dấu.
Đó chính là ” Con dấu ngân hàng ” ” GINKOUIN “.
Con dấu ngân hàng được sử dụng các thủ tục như rút tiền lớn ở quầy gặp mặt nhân viên ngân hàng, v.v…
Cách bảo quản con dấu ngân hàng cũng phải để ý như con dấu được ủy ban đăng ký.
Các bạn không nên bảo quản con dấu ngân hàng và sổ ngân hàng ở một chỗ.
MITOMEIN 認印
” MITOMEIN ” có thể gọi là ” Con dấu bình thường ”.
” Con dấu bình thường ”, tức là con dấu chẳng đặc biệt gì cả.
Con dấu đó được sử dụng để thay chữ ký tên trên giấy tờ không quan trọng, phiếu nhận hàng, v.v…
Con dấu ” MITOMEIN ” được ấn dấu ở bên cạnh họ tên trong khi làm giấy tờ của hành chính, công ty, v.v…
Nhân tiện, có thể sử dụng được con dấu ” JITUIN ” hoặc ” GINKOUIN ” thành con dấu ” MITOMEIN ”.
Nhưng cách sử dụng đó không tốt theo quan điểm chống lại tội phạm, nên các bạn không nên làm như vậy.
Cuối cùng
Con dấu cá nhân Nhật có ” Con dấu ủy ban ”, ” Con dấu ngân hàng ” , ” Con dấu bình thường ” như trên.
Những con dấu đó được phân biệt theo chỗ đăng ký ở đâu.
Mặc dù không khuyến khích nhưng vẫn có thể sử dụng được một con dấu thành ” Con dấu ủy ban ”, ” Con dấu ngân hàng ” và ” Con dấu bình thường ”.
Chú ý ;
” Con dấu ủy ban ” và ” Con dấu ngân hàng ”, nếu bị lạm dụng thì có khả năng bị thiệt hại lớn.
Các bạn không nên để lại các con dấu, bằng đăng ký con dấu và sổ ngân hàng, v.v… ở cùng một chỗ.
Các bạn hãy để ý chỗ bảo quản con dấu ạ.
Lần này tôi đã giải thích về con dấu cá nhân Nhật.
Xin cám ơn.
Văn phòng Luật sư Hành chính Higuchi tại TP Fukuoka
ひぐち行政書士事務所
